タスクのど忘れ解決! 仕事で役立つ『朝イチ・明日イチメモ』術

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今回は、Googleカレンダー、スマートウオッチで実用的なライフハックを紹介頂いた希央さん @FClaustra に寄稿頂きました。また、実用的な内容に期待をして下さい。

希央
希央

突然ですが、みなさんはこんな事がありませんか?

・仕事で前日のうちに指示を受けていたことを翌日ど忘れしてしまう。

・今日やるべきことが整理できないまま仕事に入ってしまう。

・そもそも前の日の指示を忘れているので結果的にタスクが溜まってしまう。

実はこれ、すべて私の体験談です。

そんな悩みを解決するため、今回はわたしが実践している、『朝イチ・明日イチメモ』術をご紹介したいと思います。

(主にデスクワークの方向けに書いていきますが、その他のお仕事にも応用可能です。)

『朝イチ・明日イチメモ』とは

その名の通り、『朝イチ』は朝一番、仕事に取り掛かる前に書くメモのこと。

では『明日イチ』は何かというと、仕事終わりに翌日のために書くメモのことです。

それでは、この2種類のメモをうまく使って、仕事を効率化していく手順を説明していきましょう。

手順1:仕事終わりに『明日イチメモ』を書く

始めるときに肝心なのが、明日イチメモから始めることです。

なぜかというと、朝イチメモは前日に書いた明日イチメモをベースに作るからなのです。

明日イチメモに書くことは、

・日付

・今日やり残したこと(残務)

・明日やるべきこと(指示を受けていることなど)

・今日一日の感想

この4つです。

上の2つは、次の日仕事を始めるときになにから始めるか(明日イチ)を明確にするため。

感想は、前日なにをしていたかを思い返すヒントとして使います。

手書きでもデジタルでも構いませんが、次の日必ず見られる方法で残しておきましょう。

手順2:仕事に取り掛かる前に『朝イチメモ』を書く

さて、次の日になりました。

前の日の明日イチメモを用意して、朝イチメモを書きます。

朝イチメモに書くことは、

・日付

・今日のタスク(箇条書き)

・できたら今日中にやっておきたいこと

この3つです。

前の日に書いた明日イチメモを転記するのですが、このときに単純に残務から書くのではなく、残務と今日やるべきことの優先順位を確認することが重要です。

なぜなら昨日やり残したことが今日やるべきことより必ずしも優先、とは限らないからです。

優先順位がわからないときは、周囲の人に確認を取りましょう。

実はこの優先順位の確認こそがこのメモシステムの肝要です。

今日やるべきことを明確にするには優先順位を決めなければなりません。そのときに前日に書いたメモがあることで、自分でも周囲の人とも共有でき、スムーズに優先順位付けができるのです。

手順3:朝イチメモを見直しながら、明日イチメモを書く

ここまで来たらあとは簡単です。前日のように明日イチメモを書きます。

今回は朝イチメモがあるので、それに完了したかのマークをして、残務を明確にしたら明日イチメモに書き込みます。

以降、上記2・3の手順を繰り返して、日々のルーティンに組み込みます。

ここまでで気づかれた方もいるかと思いますが、

明日イチメモ:自分用の引き継ぎ書

朝イチメモ:タスク整理シート

というイメージです。

書いていく上での注意点

重要度は、明日イチメモ>朝イチメモです。特に休み明けなどは明日イチメモなしだと朝イチのタスク整理作業が難しくなる場合があるので、わたしはかなり注意して書き残すようにしています。

また、明日イチメモに感想を書いておくことで、仕事を始めるときに前の日のイメージをすることができ、スムーズに仕事に入ることができると感じています。ですので、感想もひとことで終わらずに、ちょっと頑張って書いてみることをおすすめします。

文章表現力の訓練にもなるので、事務職の方には特におすすめです。

メモを綴って残しておけば、仕事の記録になる

できればこれらのメモは捨てずに残しておきましょう。気づけば日記のようになっているはずです。

このとき、できれば日付順にファイリングしておくとなお良いと思います。

ここまで読んでみていかがでしたでしょうか。

2つのメモを活用することで、ど忘れややり残しは確実に減るはずです。

『朝イチ・明日イチメモ』の習慣づけが皆さんの仕事や生活を少しでも楽にできれば幸いに思います。

著者紹介: 関西在住のADHD持ちWebライター。
ペンネームには障害があれど希望を持ち続けて真ん中(中央)を進んでいきたいという想いを持って日々生きる想いが込められています。希央さんのTwitterアカウントは https://twitter.com/FClaustraです。ぜひフォローをお願い致します。

関西の精神保健福祉士
関西の精神保健福祉士

希央さん、いっつも実用的で読みやすい記事をありがとうございます。大変好評で反響が多かったので、再度お願いをさせて頂きました。

希央
希央

継続のご依頼有難く思っています。まだ実用的な情報はありますので、今後ともよろしくお願いいたします♪

希央さんの前回記事は以下参照です。


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